プロならではの仕事で、
外国人労働者の生活を支えたい!
ある行政書士法人の挑戦行政書士法人Climb

Point

  • ■目的
    ・大量の案件を確実かつスピーディーに処理し、許可率を向上させ、業界トップクラスを目指す。
  • ■施策
    ・Salesforce内の顧客情報をダイレクトに反映させて申請書類を一括作成。
    ・顧客情報や申請実績情報のデータベース化による効率的な運用フローの構築。
  • ■効果
    ・申請書へ正確な情報が自動反映されることによって人為的ミスの大幅削減と、スピーディーかつ大量の案件への対応が可能になり、生産性が向上。
    ・作業の標準化により申請業務の品質が向上し顧客満足度がアップするとともに、データのマーケティング活用で新規案件創出に成功。

日本で働く外国人労働者の数は年々増加し、2012年から比べ、2020年10月時点では172.4万人と約2.5倍にもなっています。(ニッセイ基礎研究所調べ)。
人手不足に悩む昨今、彼らは不可欠な存在ですが、日本での就労には在留資格申請やビザ申請といったハードルがあります。

行政書士法人Climb(以下、Climb)は、申請業務のエキスパートとして、外国人労働者や彼らを雇う企業から頼られる存在です。大量の申請案件を確実かつスピーディーに処理するため、Salesforce(顧客管理サービス)とFleekform(帳票作成サービス)をどのように活用しているか、代表の森山敬氏(以下、森山氏)にお話を伺いました。

どうこなす? 年間で約1000件の申請業務

Climbでは、年間約1,000件にものぼる外国人の在留資格申請、ビザ申請等を扱っています。日本での生活を希望する人やその家族、海外の人材を必要とする企業のために、1日でも早い申請の許可を目指すのがClimbの使命です。

しかし案件が増えるほどに、作業の量も増えていきます。申請の書類は1つの案件につき少なくとも10枚、多ければ100枚ほど必要なケースもあり、時間がかかるうえに入力ミスも発生していました。
「行政への申請書類はオンライン化されていないものがほとんどで、エクセルやワードなどのフォーマットに入力して作成していました。そのため、どうしても入力ミスやコピペミスが発生していて……。また、作業にかかる時間や品質がスタッフの能力に左右されるのも悩みでした」(森山氏)

在留資格申請のための書類の一部。多い場合は100枚近くにも

さらに顧客データの管理にも問題があったといいます。入力した顧客情報はオンラインで共有していましたが、無料のオンラインストレージでは保存したファイルが壊れることもありました。申請が遅れたり、書類に不備があったりすると、外国人労働者が在留を認められずオーバーステイのペナルティを負うことも。申請業務は、彼らの未来を預かる重要な仕事。問題の解決が急がれました。

顧客管理と連携するFleekformでスムーズな帳票作成を

考えた結果、森山氏は、「効率的な業務のシステムを構築するためには、顧客管理と連携して帳票作成が行えるサービスが必要」と結論づけます。そして決定したのがSalesforceとFleekformの導入です。

申請業務は、大量の情報を複数の書類へミスなく記載する必要があります。Salesforceに登録した顧客情報をFleekformに連携することで、スムーズに申請書類の作成ができると考えたのです。

導入の決め手について森山氏に聞いてみました。

「Fleekformはブランド力のあるサービスです。検討段階から、性能はもちろん、セキュリティ面にも間違いはないと思っていました。実際、期待どおりの結果を得ることができています」(森山氏)

導入決定後、2020年9月からSalesforceに顧客データの登録を始め、環境を整えてから2021年8月にFleekformを連携させました。

入力ミスがゼロになり作業効率が大幅アップ

導入後の効果は、想像以上だったといいます。まず改善されたのが、書類作成の作業効率です。現在、ClimbがFleekformから出力している申請書類は10種類。たとえばこんなふうに簡単に書類が作成できます。

1.申請の種類を選ぶと、作成すべき書類が自動的に表示。
2.書類を選び、必要な項目を顧客データから反映。
3.書類が完成。

顧客データの情報がFleekformに連携されることで、入力ミスがなくなり、作業効率が格段にアップしました。

「スリランカの方の場合、名前がカタカナで20文字にもなる場合があります。それくらい長い文字列も、名前が必要な個所に一発で反映されるので、転記によるミスがなくなりました。また、エクセルのフォーマットで作られた申請書類は複数のシートで構成されているものもあり、チェックのためにはシートごとに画面を切り替える必要がありました。Fleekformは複数の書類を1画面で確認できるので、チェックも早く終わります」(森山氏)

Fleekformによる書類作成イメージ

また、データ保存の問題も解決しました。

「作成した書類は2年間保管する義務があるため、Fleekformで出力した書類は過去申請分として全てSalesforceに保管しています。顧客にはリピーターも多く、本人の在留が認められた後に家族のビザ申請を行うことがあります。その際も、以前の申請と矛盾がないか、すぐに確認できるようになりました。Fleekformは、外国人労働者とその家族が一緒に暮らすためにも役立っています」(森山氏)

さらに森山氏は、未来に発生する作業の効率化も実現させました。

「広告などから新規の問い合わせがあった時点でSalesforceに顧客情報を入力しています。一度登録しておくといずれ顧客になったとき、情報が流用できるので作業時間が短縮されるんです。また、入力した情報は広告出稿の参考にするなどマーケティングにも活用できます」(森山氏)

Salesforce上で顧客情報と書類を一元管理

新人でもベテランと同じ品質の仕事ができるように

SalesforceとFleekformの導入効果は、それだけではありません。事務所スタッフの作業の標準化にも成功したのです。

「行政書士の事務所で働く人の9割は新人、つまり未経験者です。以前はそういった方への教育が必要でしたが、SalesforceとFleekformの導入により、新人でもベテランと同じ品質で仕事ができるようになったのです。結果的に処理できるキャパが増え、より多くの案件を受けられるようになりました。教育のコストが大きく削減されたのもうれしいですね」(森山氏)

「プロが行う申請」で日本の未来を支えていく

予想外の成果を手に入れた森山氏ですが、これで満足したわけではないようです。今後のFleekform活用についても、前向きなビジョンを持っています。

「今後は、まだFleekformに組み込めていない他の帳票も作成できるよう計画中です。申請書類だけでなく契約書なども連携できれば、さらに業務の効率化が進むでしょう」(森山氏)

その一方で懸念もあるといいますが、Fleekformを活用すれば打破できると語ってくれました。

「最近は、行政でもオンライン申請化が進んでいます。これからは外国人を雇用する企業が自ら申請を行うというケースも増えてくるはずです。それは、私たちにとって脅威でもありますね。そういった変化に対応するために私たちは、『プロが行う申請』の価値を向上させる必要があります。Fleekformを活用することで、品質とスピードの面で、他の事務所と差別化を図ることができるでしょう」(森山氏)

参考:ニッセイ基礎研究所
出入国規制と外国人労働者-過去最高も、就労政策には課題も
https://www.nli-research.co.jp/report/detail/id=67386?pno=2&site=nli

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会社概要

社名: 行政書士法人Climb
所在地: 東京都新宿区高田馬場1-17-16

利用製品

Fleekform