株式会社PKSHA Technology（以下、PKSHA Technology）は、2012年の創業以来、「未来のソフトウエアを形にする」をミッションとして、社会課題を解決する多様なAI及びAIエージェントを提供しています。

PKSHA Technologyは、2025年7月にPKSHA WorkplaceとPKSHA Communicationの２つのグループ会社をPKSHA Technologyの社内カンパニーとして再編しましたが、PKSHA Workplaceが再編以前にFleekformを導入しており、現在もPKSHA Technologyのサービス提供に関連する帳票作成において活用しています。
事業企画部 マネージャーの千葉 拓也氏、同部 岩澤 悠里氏、外山 桂子氏にFleekform導入の経緯と活用法を伺いました。

営業メンバーによる見積書、申込書の作成に課題が

事業企画部は４つのグループで構成されており、そのうちのひとつであるBizOpsグループは、事業成長を加速させるために必要な業務プロセス改善の推進をミッションとして、SFA/CRMシステム環境の構築・改善やミドルオフィスを中心としたオペレーション改善に取り組んでいます。

フロントのオペレーションを支える役割において課題として挙げたのが、営業メンバーが作成する見積書と申込書でした。

「営業メンバーがSalesforceの商談情報をもとにスプレッドシートで見積書を作成し、作成したファイルをSalesforceに添付するという運用をしていたのですが、手入力のためミスが発生してしまうことがありました。申込書もお客様によっては契約に複雑な条件が必要なため、営業メンバーが個別に対応してしまうと、事前に確認できずに締結をやり直すことになり、作成の工数が増えるだけでなく企業の信頼性を損なうリスクがありました」（外山氏）

この課題を解決するため、営業事務が行うオペレーション構築の一環として、Salesforceの情報をスマートに活用した帳票作成のデジタル化を検討することになります。

手入力によるミスや書類不備による工数増大が営業メンバーの負担に

Fleekformならスプレッドシートの帳票を再現しやすい

検討にあたっては、他社でどんなサービスを利用しているかをヒアリングし、Webサイトで詳細な情報収集をした上で3社に絞りました。

「社内メンバーから、Fleekformは汎用的に使えるという事前情報もあり、使用しているスプレッドシート全てをFleekformに登録してみるという実践的なトライアルを行いました。システムに合わせて帳票を作成し直すのではなく、スプレッドシートで設定していた関数などもそのまま使うことができ、タグ追加など簡単な設定で帳票をそのまま再現しやすいと感じました。Salesforceでの前後の作業は変えずに、帳票作成の部分だけシステム化できる点もよかったです」（外山氏）

トライアルを含めた約2ヶ月間の検討を経て実装できる判断がついたことからFleekformの採用を決定、2024年10月より本格稼働を開始しました。

ミスを9割削減、営業メンバーの帳票作成の工数がゼロに

Fleekformを導入するタイミングでオペレーションの見直しを行い、営業メンバーが個々に見積書、申込書を作成するのをやめました。かわりに、営業事務が一括で行うようにしたのです。

「営業事務メンバーに集約することで、Fleekformにある約10種類ある帳票フォーマットからどれを選べば良いか、ちゃんと理解した上で帳票作成できる体制にしました」（岩澤氏）

営業メンバーが登録する商談情報をもとに、営業事務が見積書と申込書を作成、確認、保存を行うことで、営業メンバーは帳票作成の工数がゼロになり、営業活動に注力できるようになりました。また、帳票作成に至るフローやルールが明確化されたことで、営業と営業事務の認識のズレがなくなり、課題であったミスの削減につながったのです。

「Fleekformを導入して半年で、書類不備が起因のミスを9割削減することができました。業務時間だと40時間、人件費換算だと約8万円の削減となります。ミスによる精神的負荷が軽減されたのも数値化できない大きな効果といえます」（千葉氏）

Fleekformにより商談情報から見積書と申込書をすばやく正確に作成、保存が可能に

業務フローのコアソリューションとして

Fleekformを導入したPKSHA Workplaceでの効果を評価したPKSHA Communicationも追随して同様のオペレーションを取り入れました。のちに両社はPKSHA Technologyの社内カンパニーとして再編されましたが、帳票作成プロセスが事前に統一されていたことで、今後の業務フローの統合が進めやすい状況にあります。

「営業事務メンバーの意識も“周りの書類をいかにFleekformで作成できるか”になっています。納品書など様々な帳票をFleekformから出力できるように整備していきたいですね」（岩澤氏）

「今後もグループ会社が増えていくことが考えられますので、営業事務における業務フローのコアソリューションとして、広く活用を続けていきたいと思います」（千葉氏）

PKSHA Technologyの成長とともに、Fleekformには多くの活用の可能性がありそうです。