東京都港区の株式会社Faber Company（ファベルカンパニー　以下、Faber Company）は、企業のWebマーケティングを支援するIT企業。2005年の創業以来、SEO、コンテンツマーケティング支援などの事業を展開し、最近はWebマーケティング支援ツール「ミエルカSEO」や｢ローカルミエルカ｣､マーケター業務委託マッチング｢ミエルカコネクト｣などが好調です。同社では日々の業務にFleekformを活用しています。営業部門のマネージャー、宮内 圭介氏とサポート業務に携わる佐久間 美姫氏に活用方法を伺いました。

顧客満足のために業務効率化が急務に

急成長中のFaber Companyでは顧客の増加に伴い、見積書や申込書の作成業務も増加。作業効率の悪さや営業担当が作成する申込書の入力ミスが問題になっていたのです。多彩な分析ツールやサービスを扱う分、記入する情報が煩雑になるのが原因でした。

「弊社では顧客管理にSalesforceを使っていますが、申込書と見積書はエクセルで作成するので、Salesforceの情報と差異が発生するのも問題でした。そのため作成した申込書をSalesforceの情報と比較するダブルチェックも必須です。効率が悪いとわかっていても、他に方法がありませんでした」（佐久間氏）

顧客管理と帳票作成をスムーズにつなぐ仕組みが求められる

「申込書の入力ミスは、回収や再提出でお客さまの時間も奪ってしまいます。顧客満足度向上のためにも、業務の効率化に急いで取り組む必要があり、帳票作成サービスの検討が決まったのです」（宮内氏）

これだけは譲れない！導入の条件とは

検討の条件は、第一に申込書の入力ミスをなくすこと。それはつまり、Salesforceとの連携を意味していました。Salesforceの情報をそのまま帳票に出力できれば、ミスはなくなり、ダブルチェックの必要もありません。次に、既存のエクセルフォーマットと同様の帳票が作成できること。また管理者が帳票のフォーマットを新規作成・編集ができることも業務をスムーズに進めるために必須でした。

「私たちにはもう一つ、絶対外せない条件がありました。それは、申込書の出力ログをSalesforceに反映することです。顧客情報と出力ログを紐づけることで、帳票から過去の案件の詳細を容易に確認できるだけでなく、営業のリードタイムを評価することができます」（宮内氏）

せっかく導入するのであれば、単に帳票を出す仕組みだけで終わりたくない。それは、営業部門ならではの要望といえました。

検討が始まったのは2023年3月中旬。条件に合う２～３社の候補をピックアップし、トライアルで比較検討をした結果、宮内氏は大きな壁にぶつかってしまいます。

「検討を進めていくうちに、私たちが望むようなSalesforceと帳票作成サービスの連携は、想像以上に難しいことがわかりました。実現できたとして、果たしてうちのスタッフで運用していくことが可能だろうか？ とゼロに戻って考えたんです。社内での業務の洗い出しを再度行い、各社の担当営業の方とも、じっくり相談しました。その結果、Fleekformの担当者がさまざまな相談や要望に親身に応えてくださったことから、帳票出力をデータ分析にも活用できるFleekformの導入が決定したのです」（宮内氏）

いったん原点に戻ったことは、同社が求めるものを明確にするという点でもプラスに働きました。そしてFleekformにFaber Company独自のカスタマイズを加え、2023年7月下旬より本格的な運用が始まったのです。

【帳票出力の流れ】現在の帳票出力の流れは、次のようになります。

１．営業担当がSalesforceに顧客の情報を入力
２．営業活動に進展があるたびに情報を更新
３．顧客から見積依頼、もしくは申込が発生
４．Salesforceの画面から「帳票出力」を選択→要件に応じたフォーマットを選択→帳票出力（２ステップで帳票出力）
５．メールで帳票（PDF）を顧客に送付

帳票作成の時間が4分の１に削減

導入の効果は劇的でした。1件につき20分かかっていた申込書作成が1件5分で完了。4分の１になったことから、チーム全体では月に25時間もの作業時間の短縮に成功したのです。また、申込書だけでなく見積書も出力が可能となり、さらなる業務改善につながりました。

FleekformでSalesforceの情報を活用した効率的な帳票出力が可能に

業務効率化と営業リードタイムの評価が実現

まっさきに喜びの声を上げたのは、最も業務改善を望んでいたサポートチームです。

「これまで発生していた申込書の作成ミスがなくなり、ダブルチェックや再回収など無駄な業務も必要なくなりました。お客さまにご迷惑をかけることが減ったのはもちろん、業務のストレスがなくなったのがうれしいです」（佐久間氏）

さらに、業務の標準化にもつながりました。誰が操作してもミスなく帳票出力ができることから、新しく入ったスタッフへの教育も容易になったのです。

また、劇的な業務改善とは別に、営業面でのメリットも大きかったと宮内氏は語ります。

「第一に、営業担当が本来の業務に専念できるようになったことです。以前は申込書や見積書を作成する際、ミスがないように細心の注意を払う必要がありました。Fleekformのおかげで、その集中力や時間を本来の営業活動に向けることができるようになり、モチベーションも上がりました」（宮内氏）

また、時系列で帳票の出力ログを遡れるようになったことから、過去の案件確認が簡単になりました。これにより、営業マネージャーによる営業活動の評価や分析が可能になったのです。

「見積書や申込書を出力するタイミングというのは、営業活動の重要なポイントです。Salesforceに蓄積された帳票の出力ログにより、その時期が正確につかめるようになりました。たとえば、問い合わせから見積書依頼、申込までどれくらいの時間がかかったのか、見積書が何枚出ているかなど、案件ごとに振り返りができます。過去のデータの蓄積から、現在の営業活動が健全に進んでいるかの評価が可能となり、営業一人一人へのフィードバックもできるようになりました」（宮内氏）

売り手と買い手の境界線をなくす“マーケティングゼロ”へ

最後に、今後の展望を2人に伺いました。

「現在の帳票出力は、見積書と申込書の２種類ですが、今後は必要に応じて検収書など出力する帳票を増やしていけたらと思っています。これからも長く活用していきたいので、より直観的に帳票作成できるようなユーザーインターフェースのバージョンアップを期待しています」（佐久間氏）

「私たちは以前より顧客管理にSalesforceを活用しており、その機能とノウハウを生かした帳票出力を希望していたので、サービス導入には苦労もありました。それらの理想を実現してくれたFleekformには本当に感謝しています。

私たちの存在意義は『辺境の“知”から“マーケティングゼロ”を実現する』こと。理想は売り手と買い手の境界線をなくしていくこと､無意味なマーケティング施策をなくすことです。こうした考えに共感してくれるマーケティング従事者を増やすためにも、当面の展望としては､当社を支持してくれる方々を10万人にするという目標もあります。私たちの技術やサービスでお客さまの成功を支えるためにも、Fleekformは不可欠な存在となっています」（宮内氏）

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