給与明細Web化による利便性向上と
業務システム基盤統合で
さらに業務効率化
株式会社イー・ステート・オンライン
■給与明細書のWeb閲覧に関する課題を解決
■Salesforceとの連携で安全にログイン
■わかりやすいUIで項目の追加や変更が容易
紙で発行する給与明細書の管理運用業務を見直したい
イー・ステート・オンラインの人事・総務グループでは東京本社と関西支店を含めた全社員に対して、勤怠管理から工数管理、給与明細の作成・発行などの業務を担っており、以前は給与や賞与などの明細書を紙に印刷して配布していた。しかし、紙によるこれらの明細書の発行は印刷する手間とコストがかかることに加え、社員一人ひとりに確実に渡す必要があるため、管理運用面でさまざまな課題があった。一方、給与明細を受け取る社員にとっても、外出が多い営業担当者の場合はなかなか受け取れないことがあるため、いつでもどこからでも給与明細の内容が確認できる仕組みの導入を要望する声があった。
Web明細システムを導入
そこでイー・ステート・オンラインでは2年前、紙で発行する給与明細書の課題を解決するために、インターネットを利用していつでもどこからでも給与明細書が閲覧できるWeb給与明細システムを導入した。印刷や発送にかかるコストが削減されたのはもちろんのこと、他社のモデルルームや内覧会などで業務を行うためにイー・ステート・オンラインに出社することが少ない派遣社員にとっても、毎月郵送で送られてきた給与明細書がWebで閲覧できるようになったことで便利になった。
新たな課題も発生
導入したWeb明細システムは勤怠管理システムと連携していたが、それ以外の業務系システムとは連携していなかったため、システム運用の面で新たな課題が生じた。「業務系システムと、勤怠管理や給与明細閲覧システムのログインを一元化するなど、システム運用における業務効率化が求められるようになりました」（経営管理部 人事・総務グループ課長／小林氏）。
また、外部からのWeb給与明細システムへのログインは、できる限りシンプルにしておく必要がある。「他社のパソコンからも1つのIDですべてのシステムに安全にログインできるようにするなど、セキュリティ機能を向上させる必要がありました」（WEBソリューション部 ご担当者）。
さまざまなシステムと連携できる給与明細閲覧システムを導入したい
業務系システムと給与明細閲覧システムのログインを一元化し、外部からも安全にアクセスさせるには、さまざまなシステム間での連携が必須になる。イー・ステート・オンラインでは、業務系システムとしてSalesforceを導入し、勤怠管理システムもSalesforce上で運用できるTeamSpirit※に移行していた。そこで、これらのシステムと連携できる給与明細閲覧システムの導入を検討することになった。「それが可能なシステムをインターネットで検索した結果、Fleekform 給与にたどり着きました」（WEBソリューション部 ご担当者）。
従業員の管理業務が効率化
SalesforceおよびTeamSpiritと連携できるFleekform 給与の導入で、複数のシステムのIDが一元管理できるようになった。これにより、人事・総務グループが関わる勤怠管理から工数管理、給与明細の作成・発行などの管理業務が効率化できた。さらに、Fleekform 給与へのログインに、Salesforceが持つIPフィルタリングなどの細かいアクセス制御機能も生かせるので、派遣社員が社外のパソコンからでも安全にシステムにログインでき、給与明細書が閲覧できるようになった。
社員の使い勝手が向上
Fleekform 給与は、人事・総務グループで給与明細の発行業務に関わる担当者の管理業務を効率化するだけでなく、実際に給与明細システムを利用している社員にも、これまでにない使いやすさを提供している。特に、以前のシステムと比較して、アクセスの早さやUIのわかりやすさが格段に向上した。また、以前のシステムでは給与明細を確認する場合、Salesforceの画面とは別にWeb版の給与明細閲覧システムの画面を立ち上げて、ログインしなおす必要があった。今はSalesforceの画面にFleekform 給与へのリンクが組み込まれているので、1クリックで給与明細が閲覧できるようになった。
明細項目の追加や変更への対応が容易にできる
イー・ステート・オンラインではFleekform 給与の導入後にも、給与明細項目の追加や変更などがときどき発生している。そういった作業も、Fleekform 給与ならば通常業務の中でシステム運用を継続しながら並行して行える。また作業自体も、日頃からシステムの運用に慣れていない社員であっても、特に講習を受けることもなく実行可能。給与データを明細書にインポートする作業も簡略化されたため、以前は1時間近くかかっていた作業も数分で終わり、あとはチェックするだけですむようになった。
お知らせも添付ファイルで簡素化
社員に給与明細を送る際、昇給や勤怠に関わることを伝えるために、一括もしくは個々に通知やお知らせを添付したいこともある。Fleekform 給与では新たに、そういった文書や資料を給与明細に添付できる機能が加わった。また、文書を添付するだけでなく、簡単な内容ならばテキストを給与明細に直接入力できる機能も追加された。給与明細は誰でも必ず開封するので、通常のメールによる通知よりも開封率が高くなる。イー・ステート・オンラインでは社外にいる派遣社員に対して、重要なお知らせを添付する際に有効な手段だと考えている。
給与に関わる業務をすべて一元管理化したシステムに期待
Fleekform 給与には、さまざまな業種や業態に対応できる給与明細書のテンプレートがあらかじめ複数用意されている。さらに、源泉徴収票の帳票フォームについても、あらかじめテンプレートが用意されているため、一から作成する必要がない。源泉徴収票は行政機関に提出するマイナンバー記載のものと、従業員に配布するマイナンバー記載なしのものの2種類が同時に出力できる。「将来的には、源泉徴収票の発行についても検討しており、今後もFleekform給与の活用の幅を広げていきたいと思っています」（経営管理部 人事・総務グループ課長／小林氏）。
